توضیح ضروری روزنامه رسمی: نظر به اینکه مصوبه شورای عالی اداری به شماره 7539/206 ـ 1/4/1390، موضوع ساماندهی فضاهای اداری دستگاههای اجرایی کشور از طریق شبکه پیام دولت ارسال نگردیده بود. لهذا متن کامل مصوبه مذکور منتشر می‌گردد. مصوبه شورای عالی اداری در خصوص ساماندهی فضاهای اداری دستگاههای اجرایی کشور کلیه دستگاههای اجرایی موضوع ماده (5) قانون مدیریت خدمات کشوری شورای عالی اداری در یکصد و چهل و نهمین جلسه مورخ 5/2/1390 بنا به پیشنهاد معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس‌جمهور، در اجرای بند (14) ماده (115) قانون مدیریت خدمات کشوری و به منظور بهره‌برداری مطلوب از ساختمانهای اداری، تخصیص مناسب فضای اداری و کاهش هزینه‌های ناشی از تأمین، بهره‌برداری و نگهداری ساختمانهای دولتی تصویب نمود: ماده1ـ از تاریخ ابلاغ این مصوبه، فضاهای اداری و رفاهی موردنیاز دستگاههای اجرایی بر اساس ضوابط و استانداردهای بکارگیری فضاها، تجهیزات و ملزومات اداری، موضوع ماده (39) قانون مدیریت خدمات کشوری تعیین می‌شود. تبصره ـ ساختمان‌هایی که دارای کاربری آموزشی و درمانی می‌باشند و در حال حاضر به همین منظور مورد بهره‌برداری قرار دارند، فضای اداری محسوب نشده و مشمول این مصوبه نمی‌باشند. ماده2ـ به منظور تسریع در تصمیم‌گیری و اجرای این مصوبه، کارگروه ساماندهی فضاها و ساختمانهای اداری با ترکیب اعضا و وظایف و اختیارات زیر تشکیل می‌شود: الف) ترکیب اعضاء : 1ـ معاون اجرایی رییس‌جمهور: رییس کمیته 2ـ معاون توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس‌جمهور: دبیرکمیته 3ـ معاون برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی رییس‌جمهور 4ـ وزیر امور اقتصادی و دارایی 5 ـ وزیر مسکن و شهرسازی 6 ـ وزیر کشور 7ـ بالاترین مقام دستگاه اجرایی ذی‌ربط ب) وظایف و اختیارات: 1ـ بررسی و تأیید پیشنهاد دستگاههای اجرایی در خصوص نیاز به فضاهای اختصاصی و فضاهای با کاربری خاص 2ـ تأیید ساختمانها و فضاهای اداری مازاد و کمبود دستگاههای اجرایی 3ـ تأیید دستگاه بهره‌بردار از ساختمانها و فضاهای اداری مازاد دستگاههای اجرایی 4ـ جمع‌آوری اطلاعات و تهیه گزارش‌های تحلیلی و مدیریتی برای ارائه به مراجع ذی‌ربط 5 ـ تشکیل گروههای کارشناسی برای انجام بازدیدهای میدانی و تهیه گزارش‌های لازم از وضعیت فضاهای اداری دستگاههای اجرایی تبصره1ـ دبیرخانه کارگروه مذکور در معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس‌جمهور مستقر می‌باشد. تبصره2ـ بررسی و اتخاذ تصمیم در خصوص ساختمانها و فضاهای اداری مستقر در استان تهران، در سطح ستاد و ادارات کل استان بر عهده کارگروه مذکور می‌باشد. تبصره3ـ کارگروه ساماندهی فضاها و ساختمانهای اداری در هر استان بامسئولیت استاندار و عضویت دستگاههای ذی‌ربط با شرح وظایف فوق تشکیل می‌گردد. ماده3ـ دستگاههای اجرایی موظفند ظرف مدت (3) ماه گزارش عملکرد خود را در چهارچوب مفاد ماده (39) قانون مدیریت خدمات کشوری به دبیرخانه کارگروه ارایه نمایند. ماده4ـ دستگاههای اجرایی در صورت نیاز به احداث، خرید یا اجاره ساختمان، لازم است گزارش آن را به همراه دلایل توجیهی به کارگروه ساماندهی فضاها و ساختمانهای اداری ارائه نموده و مجوز لازم را اخذ نمایند. تبصره ـ معاونت برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی رییس‌جمهور و استانداری‌ها موظفند در تدوین و تخصیص بودجه برای احداث، خرید یا اجاره ساختمان توسط دستگاههای اجرایی، مجوز کارگروه ساماندهی فضاها و ساختمانهای اداری را از دستگاه اجرایی مطالبه نمایند. ماده5 ـ با توجه به فناوری‌های نوین و بکارگیری رویکردهای جدید نظیر اجرای قانون هدفمندی یارانه‌ها، دورکاری و... دستگاههای اجرایی موظفند فضای مشترک به همراه تجهیزات مناسب برای کارکنان دورکار را پیش‌بینی نماید. ماده6 ـ معاونت برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی رییس‌جمهور موظف است با هماهنگی وزارت مسکن و شهرسازی، ظرف مدت (6) ماه نسبت به بازنگری مفاد نشریه فنی 178 (ضوابط طراحی ساختمانهای اداری) و تطبیق آن با مفاد این مصوبه اقدام نماید. ماده7ـ دستگاههای اجرایی در سطح ملی و استانداران در سطح استان مکلفند ضمن رعایت قوانین و مقررات مربوطه، ساختمانها و امکاناتی که در تطبیق با مفاد این مصوبه موردنیاز نمی‌باشد را به فروش رسانده، از محل درآمد آن نسبت به اتمام طرح‌های نیمه‌تمام و اجرای طرح‌های تحول اداری اقدام نمایند. معاونت برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی رییس‌جمهور موظف است تسهیلات قانونی لازم را برای اجرای این بند فراهم نماید. ماده8 ـ به منظور ایجاد وحدت رویه و یکپارچه‌سازی در احداث ساختمانهای دولتی، کلیه فعالیت‌های مربوطه نظیر امور برنامه‌ریزی، مطالعاتی، اجرایی و... در وزارت مسکن و شهرسازی متمرکز می‌گردد. تبصره ـ دستگاههای مشمول ماده (56) قانون برنامه پنجم توسعه از مفاد این بند مستثنی می‌باشند. ماده9ـ وزراء ، رؤسای سـازمان‌های مسـتقل و استانداران مسئول حسن اجرای این مصوبه بوده و دبیرخانه شورای عالی اداری گزارش مستمر نحوه اجرای آن را به شورا ارایه می‌نماید. تبصره ـ برای استاندارانی که در انجام این ضوابط اقدام مؤثر نمایند، از محل 5% موضوع ماده (38) قانون بودجه سال 1390 پاداش عملکرد داده خواهد شد تا صرف رفاهیأت کارکنان استان و دستگاه واگذارنده نمایند.پیوست مصوبه شورای عالی اداری«استاندارد تأمین و بکارگیری ساختمانهای دولتی» 1ـ مفاهیم و تعاریف: 1ـ1ـ فضاهای اصلی اداری: منظور فضاهایی هستند که کار اصلی اداری مستقیماً در آنها انجام می‌شود. از قبیل اتاق‌های مدیریت، کارشناسی (یک یا چندنفره)، فضای انجام امور دفتری، بایگانی‌های جاری (در ارتباط مستقیم با کار اداری)، و... 1ـ2ـ فضاهای وابسته: منظور فضاهایی هستند که برای تسهیل و خدمات‌رسانی انجام کار پیش‌بینی‌شده و در کنار فضاهای اصلی شکل می‌گیرند. از قبیل سالن اجتماعات، کتابخانه، کلاس‌های آموزشی، اتاق جلسات. 1ـ3ـ فضاهای پشتیبانی: منظور فضاهایی هستند که برای تأمین رفاه کارکنان و برای پشـتیبانی فعالیـت‌ها و خدمـات اداری در ساخـتمان پیـش‌بینی شـده است. از قبیل اتاق سرور، نمازخانه، چاپ و تـکثیر، آبدارخانه، تأسیسات و انبار ملزومات، سرویس‌های بهداشتی. 1ـ4ـ فضای موردنیاز برای ارباب رجوع: منظور فضاهایی هستند که برای تکریم ارباب رجوع جهت دریافت خدمات موردنظر مشخص می‌گردد. 1ـ 5 ـ فضاهای گردش: منظور فضاهایی هستند که برای ارتباط دادن بین فضاهای اصلی، وابسته و پشتیبانی پیش‌بینی می‌شوند. از قبیل راهروها، راه‌پله‌ها. 1ـ6 ـ فضاهای اختصاصی: منظور فضاهایی هستند که بر حسب وظایف و مأموریت‌های دستگاه اجرایی، اختصاصاً ایجاد می‌گردد. از قبیل آزمایشگاه در سازمان استاندارد و تحقیقات صنعتی، خزانه در بانک‌ها، موزه‌های سازمان میراث فرهنگی. 1ـ7ـ زیربنای خالص: عبارتست از مجموع فضاهای اصلی اداری، وابسته، رفاهی و پشتیبانی و ارباب رجوع. 1ـ 8 ـ تجهیزات اداری: مجموعه وسایل و ملزوماتی است که کارکنان دستگاههای اجرایی متناسب با پست سازمانی، نیازهای شغلی و فضای اداری موجود، برای انجام وظایف و مأموریت‌هایشان در راستای تحقق اهداف سازمانی نیاز دارند. 2ـ نسبت قابل قبول سطح زیربنای هر یک از فضاهای اصلی اداری، وابسته، پشتیبانی و ارباب رجوع به مجموع آنها (زیربنای خالص) این استاندارد به شرح ذیل می‌باشد: 2ـ1ـ رعایت نسبتهای فوق در بهره‌برداری، خرید و اجاره ساختمانهای دولتی الزامی است. 2ـ2ـ فضاهای اختصاصی موردنیاز دستگاه اجرایی، براساس مأموریت و وظایف قانونی، و با رعایت مفاد ماده (7) مصوبه... مورخ.... شورای عالی اداری تعیین می‌شود. 2ـ فضای اصلی اداری موردنیاز مدیران سیاسی و مشاغل همتراز (وزراء معاونین وزراء استانداران و مشاغل همتراز) براساس جدول شماره (1)، فضای اصلی اداری موردنیاز مدیـران حرفه‌ای، کارشناسان و کارمندان در سطح ستادی و استانی براساس جدول شماره (2) و فضای اصلی موردنیاز مدیران حرفه‌ای، کارشناسان و کارمندان در سطح شهرستان براساس جدول شماره (3) تعیین می‌شود.