پیش نویس دستورالعمل مدیریت عملکرد کارکنان

 دستورالعمل مدیریت عملکرد کارکنان دستگاه‌های اجرایی مشمول قانون مدیریت خدمات کشوری

در اجرای تبصره بند (ب) ماده (۱) آیین نامه اجرایی مواد (۸۱) و (۸۲) قانون مدیریت خدمات کشوری و در راستای یکپارچگی سایر نظامات مدیریت منابع انسانی، دستورالعمل مدیریت عملکرد کارکنان دستگاه‌های اجرایی مشمول قانون مدیریت خدمات کشوری، به شرح ذیل ابلاغ می‌گردد.

ماده ۱- تعاریف و اصطلاحات

سازمان: سازمان اداری و استخدامی کشور

قانون: قانون مدیریت خدمات کشوری

دستگاه اجرایی: دستگاه‌های اجرایی مشمول قانون مدیریت خدمات کشوری

کارکنان: کارکنان رسمی، پیمانی، قرارداد کارمعین، قرارداد کارگری موضوع ماده (۱۲۴) قانون مدیریت خدمات کشوری و عناوین مشابه که حداقل ۶ ماه در سازمان حضور تمام وقت داشته اند.

مدیران: مدیران حرفه‌ای موضوع تبصره (۴) ماده (۵۴) قانون مدیریت خدمات کشوری

عملکرد: توانایی افراد در استفاده از شایستگی‌‌ها و رفتارهای مورد نیاز به منظور تحقق نتایج مورد انتظار است.

مدیریت عملکرد کارکنان: رویکردی نظام‌مند و یکپارچه است که شامل عناصر برنامه ریزی، اجرا و ارزیابی عملکرد بوده و با توسعه قابلیت‌های فردی و شغلی کارکنان، موفقیت پایدار دستگاه را فراهم می‌نماید.‌

انتظارات عملکردی: وظایف شغلی و انتظارات سازمانی که به فرد محول شده است.

شاخص‌های عملکرد: شواهدی که نشان‌دهنده تحقق انتظارات عملکردی افراد است.‌

توافق نامه عملکرد: سندی است که دربرگیرنده انتظارات عملکردی توافق شده بین ارزیابی کننده و ارزیابی شونده می‎باشد.

کارشناس ارزیابی و توسعه: کارشناس تخصصی دارای صلاحیت حرفه‌ای که وظیفه راهبری و نظارت بر فرایند اجرایی ارزیابی عملکرد را بر عهده دارد.‌

برنامه بهبود عملکرد: برنامه‌ای که در راستای ارتقای شایستگی‌های کارمندان و به منظور تحقق عملکرد مطلوب توسط کارشناس ارزیابی و توسعه دستگاه و با مشارکت ارزیابی شونده تهیه و تنظیم می‌شود.

جلسه بازخوردهی: جلسه‌ای که با حضور ارزیابی شونده و مدیر بلافصل با هدف ارائه نتایج حاصل از عملکرد گذشته، ارائه نقاط قوت و قابل بهبود، تنظیم توافق نامه عملکرد و ارائه راهکارهای لازم جهت دستیابی به انتظارات عملکردی پیش رو برگزار می‌گردد.‌

نیم‌رخ ارزیابی عملکرد: سندی که دربرگیرنده نتایج کسب شده توسط افراد در هر دوره ارزیابی می‌یاشد.

گزارش تحلیل عملکرد: سند تشریح علل و عوامل موثر بر عدم دستیابی به انتظارات عملکردی کارمند است.‌

ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه: شیوه‌ای از ارزیابی عملکرد است که در آن منابع چندگانه ارزیابی شامل مدیر بلافصل، همترازان، کارکنان زیرمجموعه و ارباب رجوعان اقدام به ارزیابی عملکرد فرد می‌نماید.‌

ارزیابی عملکرد خبرگانی: شیوه‌ای از ارزیابی عملکرد است که از خبرگان متخصص به منظور ارزیابی عملکرد فرد استفاده می‌شود.

کمیته: منظور کمیته سرمایه انسانی ذیل شورای راهبری توسعه مدیریت دستگاه‌های اجرایی و استانی موضوع مصوبه شماره ۱۱۸۵۲/۹۳/۲۰۶ مورخ ۵/۹/۱۳۹۳ شورای عالی اداری می‌باشد.

ماده ۲- راهبردها و اهداف

۱. راهبردهای اساسی در طراحی دستورالعمل مدیریت عملکرد کارکنان به شرح ذیل است:

جامعیت با استفاده از رویکرد مدیریت عملکرد

متناسب سازی با لحاظ نمودن سطح بلوغ و اقتضائات دستگاه‌های اجرایی

مشارکت در تدوین و اجرای ارزیابی عملکرد

یکپارچگی در چرخه مدیریت عملکرد کارکنان

عینیت در نتایج ارزیابی عملکرد

۲. اهداف کلی از استقرار و پیاده سازی این دستورالعمل در دستگاه هایی اجرایی کشور به شرح موارد ذیل می‌باشد:

ایجاد همسویی و انطباق عملکرد کارکنان با اهداف و برنامه‌های راهبردی و عملیاتی سازمان

شفاف سازی انتظارات عملکردی کارکنان

تشخیص و انعکاس درست نقاط قوت و زمینه‌های قابل بهبود با رویکرد بازخوردهی مستمر و تشخیص ظرفیت‌ها، شایستگی ها، نیازهای آموزشی و زمینه‌های رشد کارکنان

افزایش اعتبار نتایج ارزیابی عملکرد با استفاده از منابع ارزیابی چندگانه

ارزیابی و تعیین سطح و رشد عملکرد کارکنان بر اساس معیارها و عوامل ارزیابی

استفاده از نتایج ارزیابی در ترفیع، ارتقا، چرخش شغلی، انتصاب کارکنان به سطوح بالاتر، پست‌‌ها و مشاغل مدیریتی و سایر کارکردهای منابع انسانی

فراهم سازی بستر پاداش دهی مبتنی بر عملکرد

۳. دستگاه‌های اجرایی موظفند شیوه نامه اجرایی مدیریت عملکرد کارکنان خود را با در نظرگرفتن سطح بلوغ و اقتضائات خاص دستگاه در چارچوب ارکان ذیل تهیه نموده و پس از تایید کمیته جهت بررسی و ابلاغ به سازمان ارسال نمایند.

انتظارات عملکردی

منابع ارزیابی

روش ارزیابی

زمان ارزیابی

نتایج ارزیابی

کاربرد نتایج ارزیابی

برنامه بهبود عملکرد

ماده ۳- انتظارات عملکردی

۱. انتظارات عملکردی مستخرج از شرح وظایف شغلی و انتظارات سازمانی بوده و توسط دستگاه‌های اجرایی در ابتدای هر دوره ارزیابی ویژه هر کارمند تهیه می‌گردد.‌

۲. انتظارات عملکردی بایستی در توافق نامه عملکرد کارکنان (پیوست شماره ۱) در ابتدای هر دوره ارزیابی درج شده و مبنای قضاوت در مورد عملکرد کارکنان در آن دوره قرار گیرد.‌

۳. انتظارات عملکردی شامل انتظارات نتیجه، شایستگی و رفتار می‌باشد.‌ انتظارات نتیجه بیانگر محصول نهایی عملکرد فرد در انجام وظایف شغلی و سازمانی است.‌ انتظارات شایستگی شامل مجموعه‌ای از مهارت ها، دانش‌‌ها و نگرش‌های مورد نیاز جهت انجام موفق وظایف شغلی است.‌ انتظارات رفتاری شامل مجموعه‌ای از آداب مورد انتظار از کارمند در محیط کاری است.‌

۴. توزیع امتیاز انتظارات عملکردی به شرح جدول زیر است.

جدول (۱)- توزیع امتیاز انتظارات عملکردی

انتظارات نتیجه	انتظارات شایستگی	انتظارات رفتاری
۶۰	۲۵	۱۵

ماده ۴- منابع ارزیابی

۱. خبرگان صاحب صلاحیت جهت ارزیابی در الگوی ارزیابی عملکرد خبرگانی به پیشنهاد کمیته و تایید بالاترین مقام دستگاه تعیین می‌شود.‌

۲.‌ وزن منابع ارزیابی در الگوی ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه با رعایت مفاد جدول زیر تعیین می‌شود.

جدول (۲)- توزیع امتیازات بین منابع ارزیابی

مدیر بلافصل	همکاران    همتراز	همکاران زیرمجموعه	ارباب رجوعان	خودارزیابی
۴۰	۲۰	۲۰	۱۰	۱۰

تبصره: دستگاه اجرایی مجاز است توزیع امتیازات مندرج در جدول فوق را حداکثر تا ۳۰ امتیاز تغییر دهد.

ماده ۵- روش ارزیابی

۱. شیوه ارزیابی مدیران ارشد و مدیران میانی در مشاغل اختصاصی دستگاه‌های اجرایی، مبتنی بر الگوی ارزیابی عملکرد خبرگانی خواهد بود.‌

۲. ابزارهای ارزیابی در الگوی ارزیابی عملکرد خبرگانی به شرح زیر است.

ابزارهای مبتنی بر بررسی مستندات: خوداظهاری، گزارشات عملکرد، گواهی حسن انجام کار

ابزارهای بررسی میدانی: بازدیدحضوری، بازخور حضوری از ذی نفعان

ابزار مصاحبه: مصاحبه پنل خبرگان

۳. وزن هر یک از ابزارهای ارزیابی در جدول زیر مشخص شده است.

جدول (۳)- وزن ابزار‌های ارزیابی در الگوی ارزیابی عملکرد خبرگانی

بزار	وزن ابزار
بررسی مستندات	%۲۰
بررسی میدانی	%۳۰
مصاحبه	%۵۰

۴. شیوه ارزیابی سایر مدیران و کارکنان دستگاه‌های اجرایی مبتنی بر الگوی ارزیابی ۳۶۰ درجه و بر اساس نظرات مدیر بلافصل، همترازان، همکاران زیرمجموعه، ارباب رجوعان و خوداظهاری فردی صورت می‌گیرد.

۵. دستگاه‌های اجرایی موظف به رعایت توزیع اجباری پویا در روش امتیازدهی خود هستند.‌ مطابق با این الگو، امتیاز قابل اکتساب توسط هر فرد در یکی از سه رتبه الف (فراتر از انتظار)، ب (در حد انتظار) و ج (پایین تر از انتظار) خواهد بود.‌ به منظور ارتباط بین ارزیابی عملکرد دستگاه اجرایی و ارزیابی عملکرد کارکنان، محدوده‌ای برای توزیع رتبه‌های الف، ب و ج در هر دستگاه اجرایی به شرح زیر درنظر گرفته می‌شود.

جدول (۴)- توزیع اجباری پویا

امتیاز ارزیابی عملکرد دستگاه	توزیع فراوانی کارکنان در سطوح ارزیابی عملکرد
	فراتر از انتظار	در حد انتظار	پایین تر از انتظار
۸۱- ۱۰۰	۳۰%	۶۰%	۱۰%
۶۰- ۸۰	۲۰%	۶۰%	۲۰%
کمتر از ۶۰	۱۰%	۶۰%	۳۰%

ماده ۶- زمان ارزیابی

۱. دوره ارزیابی، اول فروردین ماه هر سال شروع می‌شود تا پایان اسفند ماه خاتمه می‌یابد.

تبصره: دوره ارزیابی عملکرد کارکنان وزارت آموزش و پرورش متناسب با سال تحصیلی دانش آموزان تنظیم خواهد شد.

۲.‌ ارزیابی عملکرد کارکنان و مدیران دستگاه‌های اجرایی بایستی حداقل دو بار در سال صورت گیرد.

ماده ۷- نتایج ارزیابی

۱. امتیازات نهایی ارزیابی عملکرد هر یک از کارکنان پس از بررسی و تایید توسط کارشناس ارزیابی و توسعه، در فرم نیم‌رخ عملکردی (پیوست شماره ۲) ثبت می‌گردد و جهت بررسی در اختیار کارمند و مدیر بلافصل او قرار می‌گیرد.

تبصره: کارمند یا مدیر بلافصل به مدت ۲ هفته پس از دریافت نیم‌رخ اولیه، فرصت بررسی و اعتراض به نتایج را دارد.

۲. کارشناس ارزیابی و توسعه موظف است که به شکایات و اعتراضات پیرامون نتایج ارزیابی عملکرد در حداکثر ۲۰ روز پس از وصول اعتراض رسیدگی نماید.‌ فرم اعتراض و درخواست تجدید نظر در پیوست شماره (۳) ارائه شده است.

۳. کارشناس ارزیابی و توسعه موظف است برای افرادی که عملکرد آنان در سطح “پایین تر از انتظار” است، گزارش تحلیل عملکرد را مطابق با پیوست شماره (۴) تهیه نماید.

ماده ۸- کاربرد نتایج ارزیابی

۱. نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان بایستی به موارد زیر مرتبط شود:

جابه جایی و گردش شغلی/پست: در صورتی که امتیاز عملکرد فرد در یکسال کمتر از ۶۰ باشد دستگاه موظف است که فرد را به پست دیگری جابه جا نماید.‌

آموزش و توانمندسازی: حداقل ۲۰ ساعت از مجموع ساعت‌های دوره‌های آموزشی مقرر در نظام آموزشی کارکنان دولت هر کارمند بایستی مرتبط با نیازسنجی مستخرج از نتایج ارزیابی عملکرد وی باشد.

بازخرید و تمدید قرارداد: در صورتی که امتیاز عملکرد کارمندان پیمانی و قرارداد کار معین در ۲ سال متوالی یا ۴ سال غیرمتوالی کمتر از ۵۰ باشد، دستگاه موظف به بازخرید یا عدم تمدید قرارداد کارمند است.

جبران خدمت: رفاهیات و اضافه کار کارکنان بایستی مبتنی بر نتایج ارزیابی عملکرد پرداخت شود.

فوق العاده کارایی و عملکرد: پاداش فوق العاده کارایی و عملکرد هر کارمند بایستی متناسب با امتیاز عملکرد یکساله و در سقف پاداش کل بهره وری دستگاه تعیین شود.‌

تبصره: دستگاه‌های اجرایی اصلی موظف اند شیوه نامه اجرایی مربوط به بند ۴ و ۵ این ماده را به تصویب سازمان برسانند.

امتیاز رتبه کارکنان: امتیاز ارزیابی عملکرد به عنوان امتیاز انجام خدمات برجسته در راستای شغل مورد تصدی (ردیف ۳ جدول بند (۲- ب) بخشنامه شماره ۵۵۵۸۸/۲۰۰ مورخ ۲۷/۱۰/۱۳۸۹ معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس جمهور موضوع ضوابط نحوه ارتقای کارمندان در طبقات و رتبه‌های جدول حق شغل) لحاظ خواهد شد.‌

ماده ۹- برنامه بهبود عملکرد

۱. کارشناس ارزیابی و توسعه موظف است برنامه بهبود عملکرد کارمندانی که امتیاز آنان در سطح “پایین تر از انتظار” است را مبتنی بر گزارش تحلیل عملکرد و بر اساس اخذ دیدگاه‌های خود کارمند، تهیه نموده و به وی ابلاغ نماید.‌ این برنامه شامل دوره‌های آموزشی و توصیه‌های عملیاتی برای ارتقای عملکرد هر کارمند مطابق با پیوست شماره (۵) است.‌

۲. کارشناس ارزیابی و توسعه موظف است با برگزاری جلسه حضوری برای افراد مشمول بند (۱) این ماده، بازخور عملکرد آنان را به همراه تحلیل شکاف و برنامه بهبود عملکرد ارائه دهد.‌ فرم جلسه بازخور عملکرد در پیوست شماره (۶) ارائه شده است.

ماده ۱۰- نقش‌‌ها و وظایف

۱. فرایند اجرایی ارزیابی عملکرد کارکنان بر اساس گام‌های زیر پیاده‌سازی می‌شود:

تدوین توافق نامه عملکرد

امتیازدهی به شاخص‌‌ها بر اساس الگوی ارزیابی ۳۶۰ درجه و ارزیابی عملکرد خبرگانی

تایید کارشناس ارزیابی و توسعه و صدور نیم رخ اولیه عملکرد

رسیدگی به شکایت و اعتراضات و صدور نیم رخ نهایی عملکرد

تدوین گزارش تحلیل عملکرد و برنامه بهبود عملکرد

برگزاری جلسه بازخور عملکرد

تبصره: دستگاه‌های اجرایی موظف اند در پایان هر سال، رویداد ارزیابی عملکرد را برای تقدیر از نفرات برتر برگزار نمایند.

۲. فرایند اجرایی ارزیابی عملکرد دستگاه‌های اجرایی بایستی در بستر سامانه یکپارچه ارزیابی عملکرد کارکنان مستقر در سازمان پیاده‌سازی شود.‌

۳. مسئولیت نظارت بر چگونگی استقرار نظام مدیریت عملکرد و پاسخگویی نسبت به کیفیت آن به عهده بالاترین مقام دستگاه می‌باشد.

۴.‌ دستگاه‌های اصلی بایستی شیوه نامه اجرایی مدیریت عملکرد کارکنان خود را به تایید شورای سیاستگذاری مدیریت عملکرد که اعضای آن با حکم رئیس سازمان مشخص می‌شود، برسانند.‌ در پیوست شماره (۷) فرم گواهی صلاحیت دستگاه اجرایی ارائه شده است.‌

۵.‌ دستگاه‌های زیرمجموعه دستگاه‌های اجرایی اصلی بایستی شیوه‌نامه اجرایی مدیریت عملکرد کارکنان خود را به تایید کمیته برسانند.‌

۶.‌ سازمان موظف به رتبه‌بندی دو سالانه دستگاه‌های اجرایی از منظر میزان استقرار مدیریت عملکرد کارکنان است.‌ رتبه دستگاه‌های اجرایی در سه سطح و مطابق با جدول زیر مشخص می‌شود.

جدول (۵)- سطوح و شاخص‌های بلوغ دستگاه‌های اجرایی در استقرار نظام ارزیابی عملکرد

ردیف	شاخص‌های سطح بلوغ	سقف امتیاز شاخص ها	حداقل امتیاز
			بلوغ الف	بلوغ ب	بلوغ ج
۱	کیفیت فرهنگ سازی ارزیابی عملکرد	۳۰۰	۲۵۰	۲۰۰	۱۵۰
۲	کیفیت تدوین توافق نامه عملکرد	۳۰۰	۲۵۰	۲۰۰	۱۵۰
۳	کیفیت تدوین نیم رخ عملکرد وگزارش تحلیل عملکرد	۴۰۰	۳۵۰	۳۰۰	۲۵۰
۴	کیفیت تدوین برنامه بهبود عملکرد	۳۰۰	۲۵۰	۲۰۰	۱۵۰
۵	کیفیت کارشناسان ارزیابی و توسعه	۵۰۰	۴۵۰	۴۰۰	۳۵۰
۶	کیفیت بهره برداری از نتایج ارزیابی	۵۰۰	۴۵۰	۴۰۰	۳۵۰
۷	کیفیت جلسه ارائه بازخور	۲۰۰	۱۵۰	۱۰۰	۵۰
۸	کیفیت و دقت در‌ امتیازدهی به عملکرد	۶۰۰	۵۵۰	۵۰۰	۴۵۰
۹	کیفیت تعاملات با سازمان	۵۰۰	۴۵۰	۴۰۰	۳۵۰
۱۰	کیفیت برگزاری رویداد سالانه	۴۰۰	۳۵۰	۳۰۰	۲۵۰
امتیاز کل		۴۰۰۰	۳۵۰۰	۳۰۰۰	۲۵۰۰

۷. متناسب با سطوح بلوغ دستگاه‌های اجرایی در استقرار نظام مدیریت عملکرد، امتیازات و تسهیلات زیر درنظر گرفته خواهد شد.

جدول (۶)- امتیازات و تسهیلات برای سطوح بلوغ استقرار مدیریت عملکرد کارکنان

سطح بلوغ	تمدید مجوز شیوه نامه اجرایی	امتیاز شاخص استقرار ارزیابی عملکرد در جشنواره شهید رجائی	سقف دریافت پاداش بهره‌وری
الف	۳ سال	دریافت امتیاز کامل	دریافت تا ۱۰۰% سقف امتیاز
ب	۲ سال	دریافت ۷۰% امتیاز	دریافت تا ۷۰% سقف امتیاز
ج	۱ سال	دریافت ۴۰% امتیاز	دریافت تا ۵۰% سقف امتیاز

۷. کارشناس ارزیابی و توسعه بایستی دارای گواهی صلاحیت حرفه‌ای ارزیابی عملکرد که توسط مرکز آموزش مدیریت دولتی و سایر مراکز مورد تایید سازمان صادر می‌شود، باشد.‌ در پیوست شماره (۸) فرم گواهی صلاحیت حرفه‌ای کارشناسان ارزیابی و توسعه ارائه شده است.‌

۸. سرفصل‌‌ها و مدت زمان دوره آموزش کارشناسان ارزیابی و توسعه حداکثر ۳ ماه پس از ابلاغ حاضر بایستی توسط مرکز آموزش مدیریت دولتی تهیه و به تایید سازمان برسد.

ماده ۱۱-‌ این دستورالعمل در (۱۱) ماده تنظیم گردیده و از تاریخ ابلاغ، دستورالعمل اجرایی ” فرآیند ارزشیابی عملکرد مدیران و کارمندان رسمی، پیمانی و کارکنان قراردادی دستگاه‌های مشمول قانون مدیریت خدمات کشوری” موضوع بخشنامه شماره ۱۳۰۸۱۸۶ مورخ ۱۰/۰۵/۱۳۹۶ لغو می‌گردد.

پیوست شماره ۱: فرم توافق نامه عملکرد

پیوست شماره ۲: فرم نیم رخ عملکرد

پیوست ۲- ۱

پیوست ۲- ۲

پیوست شماره ۳: فرم درخواست تجدید نظر/ رسیدگی به شکایات

پیوست شماره ۴: فرم گزارش تحلیل عملکرد

پیوست شماره ۵: فرم برنامه بهبود عملکرد

پیوست شماره ۶: فرم جلسه بازخور عملکرد

پیوست شماره ۷: فرم مجوز صلاحیت ارزیابی عملکرد دستگاه اجرائی

 

شماره:
	تاریخ:
مجوز تایید صلاحیت ارزیابی عملکرد دستگاه اجرائی
بدینوسیله گواهی می‌شود وزارت/ سازمان/ شرکت…………………………….‌ در چارچوب شیوه‌نامه اجرایی مصوب به شماره نامه………….. مورخ…………….‌ صادره از سوی سازمان اداری و استخدامی کشور به مدت………… مجاز به اجرای نظام ارزیابی عملکرد کارکنان می‌باشد.
	امضای سازمان

گواهینامه صلاحیت کارشناسان ارزیابی و توسعه

 

شماره:
	تاریخ:
گواهینامه صلاحیت کارشناسان ارزیابی و توسعه
بدینوسیله گواهی می‌شود آقای/خانم……………………………… فرزند……………….. با شماره ملی……………………….‌ که از سوی وزارت/سازمان/شرکت……………………..‌ معرفی شده است، دوره آموزشی صلاحیت کارشناسان ارزیابی و توسعه را با امتیاز………. و سطح………. با موفقیت به پایان رسانده است.
	امضای مدیر مرکز

شناسنامه