در این آیین نامه عبارات و اصطلاحات زیر در معانی مشروحه ذیل به کار می رود: 1- قانون: قانون تعیین تکلیف وضعیت ثبتی اراضی و ساختمانهای فاقد سند رسمی مصوب 20/9/1390 مجلس شورای اسلامی. 2-آیین نامه: آیین نامه اجرائی قانون مذکور. 3-هیات: هیات یا هیات های حل اختلاف موضوع ماده یک قانون. 4-کارشناس: نماینده و نقشه بردار و کارشناس ثبتی که به موجب ابلاغ مدیرکل ثبت استان به عنوان کارشناس تعیین می گردد. 5-دبیر هیات: کارمندی که به موجب ابلاغ مدیرکل ثبت استان به عنوان دبیر هیات تعیین می گردد. 6-واحد ثبتی: اداره ثبت اسناد و املاک شهرستان. 7-دستگاه صاحب زمین: مؤسسات و نهادهای عمومی غیردولتی که مالک یا متولی ملک می باشد. 8-ملک جاری: ملکی که اظهارنامه ثبتی برای آن تنظیم گردیده، اما تاکنون در دفتر املاک ثبت نشده است. 9-بانک اطلاعات: بانک حاوی اطلاعات املاک در زمینه اقدامات انجام شده توسط هیات و دبیرخانه موضوع این قانون. 10-هیات نظارت: هیات موضوع ماده 6 قانون اصلاح ثبت اسناد و املاک، مصوب 18/10/1351.

در هر واحد ثبتی یک دبیرخانه تشکیل می شود و به تعداد مورد نیاز نیروی انسانی در اختیار خواهد داشت. مسئولیت دبیرخانه به عهده دبیر هیات می باشد. جلسات هیات رسیدگی مطابق مقررات در دبیرخانه تشکیل و در صورت تراکم کار و ضرورت تشکیل دو یا چند هیات دبیرخانه باید متناسب با انجام امور هیات های مذکور مهیا گردد. مدیرکل ثبت اسناد و املاک استان مکلف است پیگیری و هماهنگی لازم جهت معرفی اعضاء هیاتها را با رئیس کل دادگستری استان، مدیران کل راه و شهرسازی و جهاد کشاورزی به عمل آورد.

دبیرخانه درخواست های واصل شده را به ترتیب تاریخ وصول بررسی و پس از ممیزی آن و مطابقت مدارک اسکن شده با تصاویر مصدق آن و اخذ گواهی تثبیت موقعیت نقشه ملک در سوابق کاداستر و احراز موضوع مبادرت به ثبت تقاضا نموده و به طریق الکترونیکی شماره پیگیری را به متقاضی اعلام می نماید. در صورتی که تصویر مصدق مدارک مالکیت ظرف مدت 20 روز به دبیرخانه واصل نگردد، دبیرخانه مراتب را به نحو الکترونیکی به متقاضی اخطار و چنانچه ظرف 20 روز مدارک به دبیرخانه تسلیم نشود، فایل مذکور بایگانی و به مدت سه ماه نگهداری و پس از آن در صورت عدم مراجعه حضوری متقاضی حذف خواهد شد. چنانچه مدارک مصدق ارسالی ناقص بوده یا با محتوای فایل الکترونیکی ارسالی مغایرت داشته باشد، دبیرخانه مراتب نقص یا مغایرت را به نحو الکترونیکی در دو نوبت به فاصله 20 روز به متقاضی اعلام می نماید. متقاضی مکلف است ظرف 30 روز نسبت به رفع نقص اقدام و الا تقاضای وی با نظر هیات رد می گردد.

نسبت به اشخاصی که قبلا در اجرای مقررات ماده 147 اصلاحی قانون ثبت اسناد و املاک در موعد مقرر پرونده تشکیل داده اند ولی تاکنون پرونده آنها منتهی به صدور رای و یا قرار بایگانی نگردیده، دبیرخانه مکلف است مطابق ضوابط مقرر در ماده 5 آیین نامه با ارسال اخطاریه رفع نقص به متقاضیان، اقدام مقتضی را معمول نماید.

در مواردی که هیات حضور متقاضی یا صاحبان عرصه و یا سایر اشخاص را برای ادای توضیح لازم بداند دبیر هیات موظف است ترجیحا از طریق پیامک یا آدرس الکترونیکی و در صورت عدم امکان با ارسال اخطار کتبی از آنان دعوت به عمل آورد. چنانچه دعوت شدگان در موعد مقرر حاضر نشوند، هیات برای نوبت دوم از آنان دعوت نموده و در صورت عدم مراجعه و اطمینان از اطلاع مخاطب در این خصوص، تصمیم مقتضی اتخاذ خواهد نمود.

نسبت به املاکی که تشخیص حدود واقعی آن امکان پذیر نمی باشد کارشناس یا هیات کارشناسی موظف است با رعایت ماده 4 قانون مساحت کل پلاک را پس از کسر گذرهای احداثی مشخص و تناسب تصرفات متقاضی نسبت به سهم مشاعی وی را به هیات گزارش نماید.

دبیر هیات مکلف است کلیه آراء صادره از هیات را در بانک اطلاعات مربوط ثبت و عندالاقتضاء جهت اجرا به واحد ثبتی ارسال نماید. واحد ثبتی مکلف است پس از انتشار آگهی موضوع ماده 3 قانون، در رابطه با املاکی که قسمتی از آن در خواست ثبت نشده است، با رعایت ماده 13 قانون پس از تنظیم اظهارنامه حاوی تحدید حدود، آگهی نوبتی و تحدید حدود را بصورت هم زمان منتشر نماید و در خصوص املاکی که سابقه تحدید حدود ندارند، آگهی تحدید حدود را بصورت اختصاصی منتشر نماید. در آگهی ماده 3 لازم است نام و نام خانوادگی متقاضی یا متقاضیان، پلاک اصلی و فرعی ملک، محل وقوع آن، نوع، مساحت و نام و نام خانوادگی مالک رسمی قید گردد. در صورت وقوع اشتباه در موارد فوق، آگهی مذکور تجدید خواهد شد.

کارشناسان منتخب باید علاوه بر دارا بودن صلاحیت های عمومی و فقدان پیشینه سوء، واجد یکی از شرایط زیر باشند: الف- دارندگان مدارک کارشناسی و بالاتر در رشته های حقوق یا نقشه برداری با داشتن حداقل 2 سال سابقه کار و سایر رشته ها با داشتن حداقل 4 سال سابقه کار در امور تخصصی ثبتی. ب- دارندگان مدارک کاردانی در رشته حقوق با گرایش علوم ثبتی با داشتن حداقل 5 سال سابقه کار و سایر رشته ها با داشتن حداقل 7 سال سابقه کار در امور تخصصی ثبت. ج- دارندگان مدرک دیپلم با داشتن حداقل 10 سال سابقه کار در امور تخصصی ثبت.

هزینه کارشناسی باید قبل از شروع کار توسط متقاضی به حسابی که به نام اداره کل ثبت اسناد و املاک استان نزد نمایندگی خزانه افتتاح گردیده واریز و با امضاهای مجاز معرفی شده از سوی مدیرکل ثبت قابل برداشت است. میزان زینه به شرح زیر تعیین می‌شود: الف: دستمزد کارشناسی ساختمان‌ها و تاسیسات: 1- تا 200 متر مربع مقطوعا 300 هزار ریال 2- بیش از 200 متر مربع تا 500 متر مربع مقطوعا 400 هزار ریال 3- بیش از 500 متر مربع تا 1000 متر مربع مقطوعا 500 هزار ریال 4- مازاد بر 1000 مترمربع به ازای هر متر مربع 400 ریال (حداکثر 9 میلیون ریال) ب - دستمزد کارشناسی اراضی کشاورزی و نسق‌های زراعی: 1- تا یک هکتار 500 هزار ریال 2- در مواردی که مساحت ملک بیش از یک هکتار باشد به ازای هر هکتار مازاد، 15 درصد به دستمزد اضافه می‌شود و حداکثر میلیون ریال است.

در اجرای تبصره ماده 17 قانون و به منظور ایجاد زیرساخت لازم و پرداخت حق‌الزحمه اعضای هیئت و سایر کارکنان، از متقاضیان موضوع این قانون برای هر پرونده پنج درصد بر مبنای ارزش منطقه‌ای اخذ و با واریز به حسابی که به نام سازمان ثبت اسناد و املاک کشور توسط خزانه افتتاح می‌شود و با امضاهای مجاز معرفی شده از سوی رییس سازمان مذکور قابل برداشت است، به شرح زیر هزینه می‌شود: الف - حق‌الزحمه هر یک از اعضای هیئت‌های حل اختلاف به ازای هر رای پنجاه هزار ریال ب - حق‌الزحمه دبیر هیئت حل اختلاف به ازای هر پرونده 10 هزار ریال»

در راستای ایجاد زیرساخت لازم و ارتقاء سطح کیفی و جبران کسری هزینه استانهایی که موجودی حساب آنها تکافوی پرداخت های مقرر را نمی نماید و نیز تامین تجهیزات، امکانات، خودرو، پرداخت حق الزحمه به افرادی که به تشخیص سازمان به نحوی در اجرای اهداف موضوع قانون منشاء اثر بوده اند و همچنین تامین و ترغیب نیروی انسانی مورد نیاز واحدهای ثبتی و احداث، توسعه و تجهیز ساختمانها و سایر هزینه های مورد نیاز واحدهای ثبتی، وجوه ماخوذه با اولویت پرداخت حق الزحمه هیات ها تحت نظر رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک هزینه خواهد شد.

مدیرکل ثبت اسناد و املاک استان موظف است ضمن ایجاد دبیرخانه و تعیین دبیر و نیروی انسانی و ملزومات مورد نیاز دبیرخانه، مقدمات پذیرش تقاضاها و تشکیل جلسات هیاتها را فراهم نماید. دبیر هیات توسط مدیرکل ثبت استان از بین کارکنان رسمی و متعهد و متخصص به امور ثبتی و رایانه انتخاب می گردد.

متقاضی صدور سند مالکیت در اجرای مقررات قانون و آیین نامه از طریق مراجعه به درگاه الکترونیکی سازمان ثبت اسناد و املاک و تکمیل فرم تقاضانامه الکترونیکی و اسکن مدارک و مستندات مورد نیاز، تصویر مصدق مدارک و فایل نقشه را از طریق پست به دبیرخانه هیات ارسال می نماید.

دبیرخانه مکلف است کلیه مراحل ثبت تقاضاها و ممیزی مدارک را در سیستم، ثبت و پس از تکمیل و تعیین نوبت مراتب را به متقاضی اعلام و پس از استعلام وضعیت ثبتی ملک و دریافت پاسخ، پرونده ها را به ترتیب نوبت جهت رسیدگی به هیات ارسال نماید. بدیهی است سوابق ثبت شده قابل تغییر نمی باشد و باید تحت شبکه در بانک اطلاعات واحد ثبتی و بانکهای دیگری که از طریق مرکز توسعه فناوری اطلاعات سازمان ثبت اسناد و املاک کشور پیش بینی خواهد شد، نگهداری شود.

هیات در ساعت غیراداری در محل دبیرخانه تشکیل و با حضور همه اعضاء رسمیت می یابد و پس از بررسی مدارک و دلایل ارائه شده مبادرت به صدور رای می نماید. در صورت نقص پرونده و ضرورت تحقیقات بیشتر و جلب نظر کارشناس، هیات قرار ارجاع به کارشناس منتخب را صادر می نماید. در صورتی که هیات تشخیص دهد درخواست متقاضی خارج از شمول مقررات قانون بوده و یا ملک مورد تقاضای ثبت از اراضی دولتی، ملی، موات، منابع طبیعی و عمومی باشد، رای به رد درخواست متقاضی صادر می کند.

کارشناس موظف است نسبت به امور ارجاعی ظرف مدت 20 روز پس از دریافت قرار کارشناسی با حضور متقاضی به محل مراجعه و نقشه ارائه شده را با تصرفات فعلی و مدارک خرید تطبیق دهد و در صورتی که تصرفات مالکانه و بلامعارض متقاضی یا متقاضیان احراز شود و تصرفات وی با میزان خریداری و یا سهم مشاعی منطبق باشد صورتجلسه احراز تصرف حاوی «خلاصه وضعیت ثبتی ملک، آخرین مالک رسمی، نحوه خرید متقاضی از مالک و حدود آن، مساحت عرصه، قدمت اعیان، نوع ملک، حقوق ارتفاقی، شماره فرعی و اصلی، بخش نحوه تصرفات، ارزش عرصه و اعیان، نوع حد فاصل و پلاک مجاورین» را با ذکر سلسله ایادی تنظیم و به امضاء چهار نفر از مجاورین یا معتمدین محلی و نیز متقاضی رسانیده و به همراه نقشه ترسیمی به دبیر هیات تسلیم نماید.

دبیرهیات مکلف است نسبت به پرونده هایی که به کارشناس ارجاع شده پس از وصول نظریه کارشناس و استعلام وضعیت ثبتی، پرونده را به هیات ارائه نماید. چنانچه ملک مورد تقاضا جاری و دارای سابقه اعتراض باشد و نتیجه آن مشخص نگردیده باشد، دبیر هیات موضوع را از مرجع قضائی مربوط استعلام و در خصوص سایر محدودیت ها پس از انجام مکاتبات لازم نتیجه را به هیات ارسال می نماید.

صدور سند مالکیت منوط به تایید صحت انتشار آگهی و عدم وصول اعتراض و یا تعیین تکلیف اعتراض و نیز پرداخت هزینه های متعلقه می باشد. در خصوص املاک جاری پس از تایید موارد فوق و نیز حصول اطمینان از انجام عملیات ثبتی، مبادرت به صدور سند مالکیت خواهد شد.

چنانچه آراء هیات ها در حین انشاء دچار سهو قلم و یا اشتباه جزئی گردد و این ایراد خللی به اساس رای وارد ننماید، هیات تا قبل از ثبت ملک در دفتر املاک می تواند نسبت به تصحیح رای اقدام نماید. در صورت ثبت ملک در دفتر املاک، مراتب در هیات نظارت مطرح و اتخاذ تصمیم خواهد شد.

هیات حل اختلاف پس از وصول نظر کارشناسی، دستور پرداخت دستمزد را به رئیس واحد ثبتی خواهد داد.

از هر یک از متقاضیان در موقع ثبت نام مبلغ پانصد هزار ریال (از محل وجوه موضوع تبصره ماده 17 قانون) به صورت علی الحساب اخذ و به حسابی که به همین منظور افتتاح شده واریز می شود.