- اصطلاحات مذکور در این آئین نامه در معانی مشروح زیر به کار می رود . قانون : قانون جامع حد نگار ( کاداستر ) مصوب 4/12/1393 مجلس شورای اسلامی . سازمان : سازمان ثبت اسناد و املاک کشور واحد ثبتی : اداره ثبت اسناد و املاک . شبکه جامع : شبکه کشوری شامل ایستگاههای ثابت و گیرنده های متحرک و سایر زیرساختهای ارتباطات الکترونیک مرتبط به منظور تعیین حدود املاک براساس مختصات جهانی با استفاده از امواج ماهواره ای . بانک املاک : سامانه اطلاعاتی یکپارچه حاوی اطلاعات ملک ، مالک ، محدودیت ها و موانع مربوط به املاک و اراضی که سابقه ثبت در دفتر املاک دارند .
- سازمان مکلف است نسبت به تعیین شناسه ( کد ) انحصاری ملک شامل ( مختصات جغرافیایی ) ، و حسب مورد شماره منطقه ( زون ) ، شماره بلوک ، شماره طبقه و سمت برای کلیه املاک اقدام نماید .
- سازمان مکلف است دفاتر موضوع قانون ثبت اسنادواملاک ودفاتراسنادرسمی ومقررات مرتبط به آنها از قبیل دفاتر املاک ، دفاتراسنادرسمی ، دفاتر ثبت ازدواج وطلاق ودفاتر اجرای اسنادرسمی را با تهیه نرم افزار لازم به صورت الکترونیک به نحوی ساماندهی نماید که صحت ، تمامیت ، اعتبار وانکار ناپذیری آنها تامین شده باشد . اطلاعات دفاتر الکترونیک جایگزین دفاتر دست نویس می گردد و دارای اعتبار قانونی خواهد بود .
- واحدهای ثبتی مکلفند قبل از صدور پاسخ استعلام مراجع قانونی بدواً اطلاعات بانک املاک را تکمیل و به روز رسانی نموده ، سپس مبادرت به صدور پاسخ استعلام نمایند .
- واحدهای ثبتی موظفند نقشه های رقومی تفکیکی ارائه شده از سوی متقاضی که به تایید سازمان رسیده است را مستند صورتجلسه تفکیکی قرار داده و پس از تطبیق عرصه ملک با سند مالکیت و پایانکار ساختمانی و جانمایی و تثبیت موقعیت نقشه تفکیکی در سامانه کاداستر اقدام به تفکیک ملک نمایند .
- کلیه عقود و معاملات و سایر اقدامات که در دفترخانه اسناد رسمی و دفترخانه ازدواج و طلاق واقع می شود باید حسب مورد در دفتر الکترونیک ثبت اسناد رسمی و دفتر الکترونیک ثبت وقایع ازدواج و طلاق به صورت بر خط ثبت و ذخیره سازی شود .
- دفتر الکترونیک گواهی امضاء به صورت متمرکز در سامانه مربوط ایجاد می شود و کلیه دفاتر اسنادرسمی تصویر الکترونیک امضاء یا اثر انگشت متقاضی را در آن ثبت و تائید می نمایند . به هر گواهی امضاء شماره ترتیب یکتا توسط سامانه ثبت الکترونیک اسناد اختصاص یافته و سردفتر مکلف است آنرا بر روی برگ گواهی شده درج نموده و پس از مهر و امضاء، تصویر آنرا در دفتر خانه بایگانی نماید.
- سازمان مکلف است به منظور ثبت تاسیس و انواع اشخاص حقوقی وتغییرات آن، دفاتر الکترونیک مربوط را در سامانه مرکزی ایجاد و امکان بهره برداری برخط از آنها را برای ادارات ثبت و اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری فراهم نماید
- ثبت مالکیت هریک از تقاضاهای مربوط به مرکز مالکیت معنوی باید با الحاق اثر انگشت دیجیتال یا امضاء الکترونیک ذینفع انجام شود.
- در اجرای ماده 17قانون، کلیه درآمدهای ناشی از انجام تکالیف مقرر در مواد 5 ، 11 و 15 قانون از جمله تغییرات ،انتقالات ،تعهدات ،معاملات، اعم از قطعی ،شرطی و معاملات دیگر و نیز تجمیع ، افراز ،تفکیک ،اصلاحات و غیره و همچنین پاسخ به استعلامات ثبتی و صدور و یا تعویض اسناد مالکیت حد نگار و فروش نقشه های حدنگار که صددر صد آن با ایجاد ردیف خاص به سازمان اختصاص داده شده است، جهت تامین هزینه های جاری و عمرانی مربوط به اجرای این قانون از جمله ایجاد زیرساختهای لازم ،ایجاد شبکه تحدید حدود ملی کاداستر، تامین عکس و نقشه ،تهیه سخت افزار و نرم افزارها و خدمات قراردادی مورد نیاز جهت ایجاد نظام جامع اطلاعات املاک و حد نگار (کاداستر)کشور و ایجاد دفاتر الکترونیک و سایر هزینه های مورد نیاز اجرای این قانون هزینه می گردد.
- سازمان موظف در راستای تحدید حدود و تثبیت موقعیت املاک در نظام جامع اطلاعات و املاک حد نگار کشور ، نسبت به ایجاد شبکه جامع جهت تحدید حدود املاک ، تحت سیستم کاداستر اقدام نماید .
- سازمان مکلف است در اجرای تکالیف مندرج در ماده 5 قانون مبنی بر انجام عملیات ثبت آنی و الکترونیک ، تغییرات ، انتقالات ، تعهدات ، معاملات وعملیات ثبتی نظیر درخواست ثبت ، تحدید حدود ، تفکیک ، افراز ، تجمیع ، اصلاح واستعلامات وغیره ، نسبت به تهیه نرم افزارها وزیرساختهای فنی لازم به منظور ایجاد نظام جامع اقدام نماید.
- سازمان موظف است دراجرای ماده 7 قانون ، به تدریج دفتر املاک الکترونیک را در کلیه واحدهای ثبتی مستقر نماید . با اجرای این امر دفتر املاک الکترونیک جایگزین دفاتر املاک دست نویس گردیده واطلاعات دفتر مذکور مبنای تشخیص مالکیت خواهد بود واصلاح اقلام اطلاعاتی این دفاتر مطابق مقررات قانون ثبت می باشد .
- سازمان مکلف است پس از حصول اطمینان از صحت کارکرد سامانه های الکترونیک نظام جامع با برنامه ریزی دقیق و اطلاع رسانی از طریق جراید و رسانه ها ، عملیات تعویض اسناد مالکیت دفترچه ای را پیگیری نماید به نحوی که طی مهلت مقرر در قانون کلیه اسناد مالکیت دفتر چه ای به اسناد حد نگار تبدیل گردد.
- سازمان مکلف است با ایجاد زیر ساخت ارتباطی لازم ، کلیه دفترخانه های اسناد رسمی و دفترخانه های ازدواج و طلاق را به سامانه های متمرکز سازمان متصل نماید به نحوی که هر گونه خدمات ثبتی به صورت هم زمان در دفاتر الکترونیک متمرکز ، ثبت گردد.
- کلیه خدمات ثبتی که توسط دفترخانه ها ارائه می شود باید با شماره ترتیب یکتا در دفتر الکترونیک متمرکز به گونه ای ثبت گردد که هر دفترخانه اسنادرسمی و ازدواج و طلاق بتواند به اطلاعات ثبت شده از اسناد خود دسترسی داشته باشد . همچنین ، نسخه الکترونیک و غیرقابل تغییر کلیه اسناد و خدمات تبعی از طریق سامانه در اختیار سردفتر جهت بایگانی قرار می گیرد .
- دفاتر اسناد رسمی مکلفند کلیه خدمات و هزینه های مربوط به آن را در سامانه مرکزی به ثبت رسانیده و سامانه قابلیت کنترل و گزارش گیری عملکرد درآمدی را در قالب دفاتر الکترونیک خواهد داشت. سازمان امکان محاسبه و ثبت هزینه های مربوط و ثبت کلیه خدمات ثبتی که در دفترخانه ارائه می شود را به نحو الکترونیک در سامانه های متمرکز سازمان فراهم خواهد نمود.
- سازمان مکلف است برای جایگزینی دفاتر جاری دست نویس مورد بهره برداری در مرکز مالکیت معنوی سازمان، دفاتر الکترونیک مستقل را متناسب با اطلاعاتی که طبق مقررات باید در دفتر ثبت شوند در زیر مجموعه مرکز داده های سازمان ثبت اسناد و املاک ایجاد کنند، به نحوی که صحت و تمامیت، اعتبار و انکارناپذیری آنها تامین شود.
- سازمان با توجه به تکالیف قانونی مربوط ، کلیه دفاتر دست نویس مورد بهره برداری در واحدهای ثبتی ،دفترخانه های اسناد رسمی ، دفترخانه های ازدواج و طلاق ، ادارات اجرای اسناد رسمی و همچنین ادارات ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری و مرکز مالکیت معنوی سازمان را به تدریج و با رعایت مهلت مقرر در قانون به دفاتر الکترونیک تبدیل خواهد نمود.