۱-سند باید به وسیلۀ مأمور رسمی‌تنظیم شود مأمور رسمی‌لزوماً مستخدم دولتی نیست برای مثال سر دفتر اسناد رسمی‌و یا رئیس کانون وکلا یک مقام دولتی نیست ولی در حدود اختیارش به موجب قانون مأمور رسمی‌محسوب می‌شود. ۲-مأمور رسمی ‌بر اساس حدود صلاحیت خود اقدام به تنظیم سند نماید یعنی یک مامور فقط در حدود اختیارش و نوع سندی که قانون به او مجوز داده است صلاحیت تنظیم دارد. تنظیم سندی که از حدود اختیارش خارج است مسلماً هیچ اعتباری ندارد.۳-سند بر اساس شکل و مقررات قانونی تنظیم شده باشد.